بر طبق اين تعريف، تصميم‌گيري‌هاي مقطعي و ناپيوسته و اتخاذ سياستها براي پيشبرد سازمان در زمان حال يا آينده برنامه ريزي نيستند. برنامه ريزي متكي بر انتخاب و مرتبط ساختن حقايق است. حقايق مفاهيم واقعي، قابل آزمون و اندازه‌گيري هستند. ديدگاهها، عقايد، احساسات و ارزشها به عنوان حقايقي تلقي مي‌شوند كه فرايند برنامه ريزي بر اساس آنها سازمان داده مي‌شود. همانطور كه اشاره شد برنامه ريزي صرفاً يك فرايند تصميم‌گيري نيست بلكه فرايندي شامل روشن ساختن و تعريف حقايق و تشخيص تفاوت بين آنهاست يا به عبارتي گونه‌اي فرايند ارزيابي است كه در پايان آن، در انتخاب حقايق ارزيابي شده تصميم‌گيري مي‌شود.

برنامه بياني روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصميمات است. برنامه خروجي فرايند برنامه ريزي است اما برنامه ريزي يك فرايند پيوسته است كه بيش از اتخاذ هر تصميمي آغاز شده و پس از اجراي آن تصميم ادامه مي‌يابد. برنامه‌ها تهيه شده و اجرا مي‌گردند.

2- ويژگي‌هاي برنامه ريزي

برنامه ريزي يك فرايند ذهني آگاهانه با خصوصيات زير است:

1) تشخيص يك نياز يا انعكاس يك انگيزه

2) جمع‌آوري اطلاعات

3) مرتبط ساختن اطلاعات و عقايد

4) تعريف اهداف

5) تأمين مقدمات

6) پيش‌بيني شرايط آينده

7) ساخت زنجيره‌هاي متفاوتي از اقدامات مبتني بر تصميمات متوالي

8) رتبه‌بندي و انتخاب گزينه‌ها

9) تعريف سياستها

10) تعريف معيارهاي ابزار ارزيابي برنامه

3- انواع برنامه ريزي

برنامه ريزي از جنبه ماهيت به برنامه ريزي فيزيكي، برنامه ريزي سازماني، برنامه ريزي فرايند، برنامه ريزي مالي، برنامه ريزي وظيفه‌اي و برنامه ريزي عمومي دسته‌بندي مي‌شوند كه در اينجا منظور از برنامه ريزي، برنامه ريزي از نوع عمومي است. برنامه ريزي عمومي معمولاً تمام ديگر انواع برنامه ريزي را در خود دارد. برنامه ريزي را از جنبه افق زماني مي‌توان در قالب برنامه ريزي كوتاه‌مدت (برنامه ريزي عملياتي و تاكتيكي)، برنامه ريزي ميان‌مدت و برنامه ريزي بلندمدت دسته‌بندي نمود.

4- برنامه ريزي استراتژيک

بيشتر برنامه ريزيها براساس ديدگاه عقلايي، داراي شكل «آرمانها و اهداف ـ طرحها و اقدامات ـ منابع مورد نياز» مي‌باشند. در اين مدلها، ابتدا آرمانها و اهداف سازمان تبيين شده، سپس طرحها و اقدامات لازم تعيين و در نهايت منابع مورد نياز براي انجام برآورد مي‌گردند. تغيير در شرايط محيط، سياستها، نگرشها، ديدگاهها، ساختارها، نظامها و . . . عواملي هستند كه بر آرمانها و اهداف برنامه ريزي تأثير گذاشته و در نهايت باعث تغيير برنامه مي‌گردند. برنامه ريزي در شكل عقلايي فوق، ظرفيت و توانايي مقابله با چنين تغييراتي را نداشته و منجر به شكست مي‌گردد. اين شرايط موجب رشد اين تفكر شد كه در برنامه ريزي بايد بتوان مطابق با تغييرات، جهت حركت سازمان را تغيير داد و جهت و رفتار جديدي را در پيش گرفت. اين نگرش زمينه‌ساز ابداع برنامه ريزي استراتژيک شد. برخلاف برنامه ريزي سنتي كه در آن آرمانها و اهداف تعيين مي‌شوند هدف برنامه ريزي استراتژيك، تبيين و تدوين استراتژي است. بسته به نوع، تنوع و ماهيت تغييرات موجود در محيط مي‌توان تركيبي از برنامه ريزي سنتي و برنامه ريزي استراتژيک را بكار برد.

تعاريف مختلف و متفاوتي از استراتژي ارائه شده است. در اينجا تعريفي ارائه مي‌شود كه بتواند مفهوم آن را در برنامه ريزي استراتژيك مشخص نمايد. استراتژي برنامه، موضع، الگوي رفتاري، پرسپكتيو، سياست يا تصميمي است كه سمت و سوي ديدگاهها و جهت حركت سازمان را نشان مي‌دهد. استراتژي مي‌تواند تحت سطوح سازماني، وظايف و محدوده زماني متفاوت تعريف شود.

برنامه ريزي استراتژيك گونه‌اي از برنامه ريزي است كه در آن هدف، تعريف و تدوين استراتژيهاست. از آنجايي كه استراتژي مي‌تواند داراي عمر كوتاه يا بلند باشد برنامه ريزي استراتژيک مي‌تواند برنامه ريزي بلندمدت يا كوتاه‌مدت باشد اما متفاوت از آنهاست.

واژه «استراتژيك» معني هر آنچه را به استراتژي مربوط باشد در بردارد. واژه «استراتژي» از كلمه يوناني «استراتگوس» گرفته شده است كه به معناي رهبري است. برنامه ريزي استراتژيك كوششي است ساخت‌يافته براي اتخاذ تصميم‌هاي اساسي و انجام اعمالي كه ماهيت سازمان، نوع فعاليت‌ها و دليل انجام آن فعاليتها توسط سازمان را شكل داده و مسير مي‌بخشد. همانطور كه استراتژي نظامي پيروزي در جنگ است، برنامه ريزي استراتژيک نيز طرق انجام مأموريتهاي سازمان را دنبال مي‌كند.

5- مزاياي برنامه ريزي استراتژيك

برنامه ريزي استراتژيك داراي مزاياي زيادي است كه از جمله مي‌توان به موارد زير اشاره نمود:

قبل از پيش آمدن مشكلات احتمالي از وقوع آنها خبر مي‌دهد.

به علاقمند شدن مديران به سازمان كمك مي‌كند.

تغييرات را مشخص كرده و شرايط عكس‌العمل در برابر تغييرات را فراهم مي‌كند.

هر نيازي را كه براي تعريف مجدد سازمان ضروري است تعيين مي‌كند.

براي دستيابي به اهداف از پيش تعيين شده بستر مناسب ايجاد مي‌كند.

به مديران كمك مي‌كند كه درك روشن‌تري از سازمان داشته باشند.

شناخت فرصتهاي بازارهاي آينده را آسان‌تر مي‌سازد.

ديدي هدفمند از مسائل مديريت ارائه مي‌دهد.

قالبي براي بازنگري اجراي برنامه و كنترل فعاليتها ارائه مي‌دهد.

به مديران كمك مي‌كند كه تا در راستاي اهداف تعيين شده تصميمات اساسي را اتخاذ كنند.

به نحو مؤثرتري زمان و منابع را به فرصت‌هاي تعيين شده تخصيص مي‌دهد.

هماهنگي در اجراي تاكتيكهايي كه برنامه را به سرانجام مي‌رسانند بوجود مي‌آورد.

زمان و منابعي را كه بايد فداي تصحيح تصميمات نادرست و بدون ديد بلندمدت گردند، به حداقل مي‌رساند.

قالبي براي ارتباط داخلي بين كاركنان به وجود مي‌آورد.

ترتيب‌دهي اولويتها را در قالب زماني برنامه فراهم مي‌آورد.

مزيتي براي سازمان در مقابل رقيبان به دست مي‌دهد.

مبنايي براي تعيين مسئوليت افراد ارائه داده و به موجب آن افزايش انگيزش را باعث مي‌شود.

تفكر آينده‌نگر را تشويق مي‌كند.

براي داشتن يك روش هماهنگ، يكپارچه همراه با اشتياق لازم از سوي افراد سازمان در برخورد با مسائل و فرصتها، انگيزش ايجاد مي‌كند.

6- ويژگي‌هاي برنامه ريزي استراتژيک

فرايند برنامه ريزي استراتژيك اساساً فرايندي هماهنگ‌كننده بين منابع داخلي سازمان و فرصتهاي خارجي آن مي‌باشد. هدف اين فرايند نگريستن از درون «پنجره استراتژيك» و تعيين فرصتهايي است كه سازمان از آنها سود مي‌برد يا به آنها پاسخ مي‌دهد. بنابراين فرايند برنامه ريزي استراتژيک، يك فرايند مديريتي است شامل هماهنگي قابليتهاي سازمان با فرصتهاي موجود. اين فرصتها در طول زمان تعيين شده و براي سرمايه‌گذاري يا عدم سرمايه‌گذاري منابع سازمان روي آنها، مورد بررسي قرار مي‌گيرند. حوزه‌اي كه در آن تصميمات استراتژيك اتخاذ مي‌گردند شامل (1) محيط عملياتي سازمان، (2) مأموريت سازمان و (3) اهداف جامع سازمان مي‌باشد. برنامه ريزي استراتژيك فرايندي است كه اين عناصر را با يكديگر در نظر گرفته و گزينش گزينه‌هاي استراتژيک سازگار با اين سه عنصر را آسان مي‌سازد و سپس اين گزينه‌ها را بكار گرفته و ارزيابي مي‌كند.

بايد توجه داشت كه هر فرايند برنامه ريزي استراتژيك زماني باارزش است كه به تصميم‌گيرندگان اصلي كمك كند كه به صورت استراتژيك فكر كرده و عمل كنند. برنامه ريزي استراتژيک به خودي خود هدف نيست بلكه تنها مجموعه‌اي از مفاهيم است كه براي كمك به مديران در تصميم‌گيري استفاده مي‌شود. مي‌توان گفت كه اگر استراتژيك فكر كردن و عمل كردن در فرايند برنامه ريزي استراتژيك به صورت عادت درآيد، آنگاه فرايند مي‌تواند كنار گذاشته شود.

7- برنامه ريزي استراتژيک در بخش دولتي

برنامه ريزي استراتژيك در بخش خصوصي توسعه يافته است. تجارب اخير مبين آن است كه رويكردهاي برنامه ريزي استراتژيك كه در بخش خصوصي تدوين شده‌اند مي‌توانند به سازمانهاي عمومي و غيرانتفاعي و هم چنين جوامع و ديگر نهادها كمك نمايند تا با محيط‌هاي دستخوش تغيير، برخوردي مناسب داشته و به شيوه‌اي كارسازتر عمل كنند. البته اين به آن معنا نيست كه همه رويكردهاي برنامه ريزي استراتژيک بخش خصوصي در بخش‌هاي عمومي و غيرانتفاعي به يك اندازه كاربرد داشته باشند.

برايسون مدلهاي برنامه ريزي استراتژيك را بررسي كرده و شرايط بكارگيري آنها را در بخش‌هاي عمومي و غيرانتفاعي مورد تحليل قرار مي‌دهد و در نهايت خود رويكردي ارائه مي‌دهد كه در بخش‌هاي عمومي و غيرانتفاعي قابل كاربرد باشد.

8- مدل برايسون

نمودار آمده در آخر اين بخش مراحل فرايند برنامه ريزي استراتژيك در قالب مدل برايسون را نمايش مي‌دهد. همانطور كه اشاره شد اين مدل نتيجه بررسي خصوصيات مدلهاي قبلي و رفع نقاط ضعف آنها براي كاربرد در سازمانهاي عمومي و غيرانتفاعي مي‌باشد. همانطور كه ملاحظه مي‌شود اين مدل شامل يك فرايند پيوسته (مطابق با تعريف برنامه ريزي) و تكرارپذير مي‌باشد كه پيش از اتخاذ هر تصميمي آغاز شده و پس از اجراي آن تصميم ادامه مي‌يابد. در اين جا اين فرايند در قالب ده مرحله شرح داده مي‌شود. از خصوصيات اين فرايند اين است كه نتايج حاصل از هر مرحله مي‌تواند در بازنگري يا تكميل مراحل پيش از آن مورد استفاده قرار گيرند.

مراحل فرايند برنامه ريزي استراتژيک در مدل برايسون به شرح زير مي‌باشد:

توافق اوليه: در اين مرحله ضرورت برنامه ريزي استراتژيك براي سازمان مورد برنامه ريزي بررسي شده و آشنايي با اين نوع برنامه ريزي حاصل مي‌شود. سازمانها، واحدها، گروهها يا افرادي كه بايد در برنامه ريزي درگير شوند مشخص گرديده و توجيه مي‌شوند. مراحلي كه در برنامه ريزي بايد انجام شوند شرح داده مي‌شوند. روش انجام برنامه ريزي، زمانبندي انجام، آيين‌نامه‌هاي مورد نياز براي جلسات و نحوة گزارش‌دهي مشخص مي‌گردند. منابع و امكانات لازم تعيين مي‌گردند.

تعيين وظايف: وظايف رسمي و غيررسمي سازمان «بايد هايي» است كه سازمان با آنها روبروست. در اين مرحله هدف اينست كه سازمان و افراد آن وظايفي را كه از طرف مراجع ذيصلاح (دولت، مجلس و.‌.‌.) به آنها محول شده است شناسايي نمايند. شايد اين هدف به ظاهر خيلي روشن باشد ولي اين واقعيت در بيشتر سازمانها وجود دارد كه بيشتر افراد اختيارات و وظايف سازماني را كه در آن مشغول بكارند نمي‌دانند و اساسنامه آن را حتي براي يكبار مطالعه نكرده‌اند. از طرف ديگر وظايف محول شده به سازمان عموماً كلي بوده و تمام فضايي را كه سازمان مي‌تواند در آن فعاليت كند تعريف نمي‌كند. بنابراين ضروري است كه با مطالعه وظايف مكتوب و مصوب سازمان اولاً با آن وظايف آشنا شد (كه از اين طريق بعضي از اختيارات و ذينفعان سازمان نيز شناسايي مي‌گردند)، ثانياً مواردي را كه در حيطه اختيارات سازمان قرار مي‌گيرند اما تا بحال كشف نشده‌اند، شناخت.

تحليل ذينفعان: ذينفع فرد، گروه يا سازماني است كه مي‌تواند بر نگرش، منابع يا خروجي‌هاي سازمان تأثير گذارد و يا از خروجي‌هاي سازمان تأثير پذيرد. تحليل ذينفعان پيش‌درآمد ارزشمندي براي تنظيم بيانيه مأموريت سازمان است. تحليل ذينفعان بسيار ضروري است، چرا كه رمز موفقيت در بخش دولتي و غيرانتفاعي ارضاي ذينفعان كليدي سازمان است. اگر سازمان نداند كه ذينفعانش چه كساني هستند، چه معيارهايي براي قضاوت درباره سازمان به كار مي‌برند، و وضعيت عملكردي سازمان در قبال اين معيارها چيست، به احتمال زياد نخواهد توانست فعاليت‌هايي را كه بايد براي ارضاي ذينفعان كليدي خود انجام دهد، شناسايي كند.

تنظيم بيانيه مأموريت سازمان: مأموريت سازمان جملات و عباراتي است كه اهداف نهايي سازمان، فلسفه وجودي، ارزشهاي حاكم بر سازمان و نحوة پاسخگويي به نياز ذينفعان را مشخص مي‌كند. علاوه بر اين موارد، اختلافات درون سازماني را مرتفع ساخته و بستر بحث‌ها و فعاليتهاي سازنده و مؤثر را هموار مي‌كند. توافق بر مأموريت سازمان، تمام فعاليتهاي آن را همسو مي‌سازد و انگيزش و توجه ذينفعان سازمان خصوصاً كاركنان آن را افزايش مي‌دهد.

شناخت محيط سازمان: اساس استراتژيك عمل كردن شناخت شرايط است. يك بازيكن موفق فوتبال علاوه بر اينكه از توانايي‌ها و وظايف هر يك از اعضاي تيم خود آگاهي دارد، سعي مي‌كند شرايط تيم مقابل و نقاط قوت و ضعف هر يك از افراد آن را دريابد و با داشتن اين مأموريت در ذهن يعني پيروز شدن در بازي، در هر لحظه بهترين حركت را انجام دهد. براي اينكه يك سازمان نيز در رسيدن به مأموريت خود موفق گردد بايد شرايط حاكم بر خود را به خوبي شناسايي نمايد. در اين مرحله، محيط خارجي سازمان در قالب شرايط سياسي، اقتصادي، اجتماعي و تكنولوژيكي مورد بررسي قرار گرفته و نقاط قوت و ضعف آنها براي سازمان تعيين مي‌گردند. در راستاي شناخت محيط سازمان، در اين مرحله محيط داخلي نيز در قالب ورودي‌ها، خروجي‌ها، فرايند و عملكرد سازمان مورد مطالعه قرار مي‌گيرند.

تعيين موضوعات استراتژيك پيش روي سازمان: اين مرحله قلب فرايند برنامه ريزي استراتژيک است. موضوعات استراتژيك تصميمات سياسي و اساسي هستند كه بر اختيارات، مأموريت، ارزشها، محصول يا خدمات ارائه شده، مراجعان يا استفاده‌كنندگان، هزينه‌ها، تأمين منابع مالي، سازمان يا مديريت تأثير مي‌گذارد. هدف اين مرحله تعيين انتخاب‌هايي است كه سازمان با آنها مواجه است.

تعيين استراتژيها: به منظور پرداختن به هر يك از موضوعات استراتژيك پيش روي سازمان بايد اقداماتي صورت گيرد كه در قالب برنامه‌ها، اهداف، طرحها و . . . بيان مي‌شوند. اين اقدامات استراتژي ناميده مي‌شوند. در واقع استراتژي عبارتست از قالبي از اهداف، سياستها، برنامه‌ها، فعاليتها، تصميمات يا تخصيص‌هاي منابع كه مشخص مي‌كنند سازمان چيست، چه كاري انجام مي‌دهد و چرا آن را انجام مي‌دهد. استراتژي‌ها مي‌توانند تحت سطوح سازماني، وظايف و محدودة زماني متفاوتي تعريف شوند.

شرح طرحها و اقدامات: اين مرحله مي‌تواند در قالب مرحله قبل، مرحله تعيين استراتژيها، انجام شود اما از آنجايي كه كار برنامه ريزي استراتژيك با تعيين استراتژيها به پايان مي‌رسد و اجراي آن در قالب تعريف طرحها و اقدامات و مديريت استراتژيک برنامه تهيه شده انجام مي‌شود اين تفكيك صورت گرفته است. به عبارت ديگر از اين مرحله به بعد از مدل برايسون مربوط به اجراي برنامه و مديريت استراتژيك مي‌گردد. در اين مرحله به منظور اجراي هر يك از استراتژيهاي انتخاب شده تعدادي طرح و اقدام تعريف مي‌گردد.

تنظيم دورنماي سازماني براي آينده: در اين مرحله، توصيفي از شرايط آينده سازمان در صورت بكارگيري استراتژي‌هاي تدوين شده و استفاده از تمام نيرو و منابع سازمان، ارائه مي‌شود. اين توصيف دورنماي موفقيت سازمان ناميده مي‌شود كه در آن شرحي از مأموريت، استراتژي‌هاي اساسي، معيارهاي عملكرد، بعضي از قواعد تصميم‌گيري مهم و استانداردهاي اخلاقي مد نظر همة كارمندان ارائه مي‌شود. در صورت تنظيم چنين دورنمايي، افراد سازمان خواهند دانست كه چه انتظاري از آنها مي‌رود، پويايي و همسويي انگيزه و نيروي افراد در رسيدن به اهداف سازمان به وجود آمده و نياز به نظارت مستقيم كاهش مي‌يابد.

 برنامه عملياتي يكساله: در اين مرحله با استفاده از اطلاعات تدوين شده در مرحله هشتم و بر اساس اولويت‌هاي تعيين شده توسط تصميم‌گيران، يك برنامه عملياتي تهيه شده و بر اساس آن مديريت و كنترل طرحها و اقدامات انجام مي‌شود.

برنامه ريزي سيستمهاي كامپيوتري در كتابخانه ها

چكيده:

اين مقاله روش طراحي سيستمهاي كامپيوتري كتابداري را از بدو شروع اين فعاليت مورد مطالعه قرار داده و رهيافتهاي گوناگون را ارائه مي نمايد. مقاله با اشاره اي به مطالعه امكان پذيري و ذكر نكاتي درباره‌ بررسي نيازهاي اطلاعاتي و هدفهاي واقعي سيستم، و كسب اطلاعات كافي از سيستم موجود ادامه يافته، و آنگاه به مرحله طراحي و اجراء و روشهاي ممكن از قبيل تبديل كامل سيستم، روش مرحله‌اي، اجراي موازي، و برنامه آزمايشي پرداخته است. و بالاخره با مروري كوتاه بر جنبه هاي پرسنلي و استفاده كنندگان، موضوع بازنگري و ارزيابي سيستم جديد كتابخانه مورد توجه قرار گرفته است.

مقدمه:

فنون كلي برنامه ريزي هر نوع سيستم كامپيوتري تحليل سيستم ناميده مي شود. استفاده از روش سيستمهاي عمومي براي حل مسائل كتابخانه ها پديده تازه اي نيست، تاريخچه آن به وسيله "ليمكولر" مورد مطالعه قرار گرفته است (1). در دهه 1950، "مورس" در دانشگاه ام.آي.تي از كتابخانه به عنوان آزمايشگاهي براي پروژه هاي دانشجويان در تحقيق در عمليات استفاده كرد، و اين كار به مطالعات مشابهي در ديگر كتابخانه ها، از قبيل كتابخانه دانشگاه "لانكاستر" در انگلستان، منجر گرديد. "بروفي(2)" هم مجموعه‌اي از مواد خواندني پيرامون كاربردهاي تحقيق در عمليات در كتابخانه ها فراهم آورده است.

در زمينه تحليل سيستمها، رهيافتهاي گوناگوني وجود دارد كه "وود-هارپر" و "فيتز جرالد(3)" آنها را به صورت زير رده‌بندي كرده اند:

الف) رهيافتهاي سنتي، كه شامل مراحل بررسي، تحليل، طراحي، و اجرا است.

ب) رهيافتهاي مشاركتي، كه بيشتر بر همكاري استفاده كنندگان تاكيد داشته، طوري كه استفاده كننده ترجيحاً سيستم را خود طراحي مي نمايد.

ج) رهيافتهاي نيروي انساني، كه پيش از حل مسائل نسبت به شناسائي، تعيين، و تربيت نيروي انساني اقدام مي‌شود.

د) رهيافتهاي تحليل داده‌ها، كه مبتني بر اين فرضيه است كه اگر مجموعه‌اي از عناصر اطلاعاتي موجود در يك وضعيت به خصوص را بتوان رده‌بندي و شناسائي كرد، آنگاه در واقع ماهيت واقعي سيستم شناسايي شده است.

ه) رهيافتهاي تحليل سيستم ساخت يافته، كه ابزارهاي جديدي را براي تحليل و مستندسازي از قبيل شماي عملياتي، واژه نامه داده ها، و انگليسي ساخت يافته فراهم مي آورد.

بيشتر كتابخانه ها احتمالاً برنامه ريزي سيستمهاي كامپيوتري خود را براساس روشهاي سنتي انجام مي دهند، اما در جائيكه لازم باشد (به طوري كه "پوليت(4)" شرح مي دهد) از ابزارهاي جديد استفاده مي‌كنند و بدين لحاظ، در اين مقاله روش سنتي را به طور عميق و مفصل مورد بررسي قرار خواهيم داد. با اين حال، همكاري كاركنان كتابخانه در تمام مراحل، و مطالعات تاثير سيستم جديد بر روي استفاده كنندگان نيز تشريح خواهد شد.

"ماتيوز(5)"، در يك راهنماي علمي بسيار مفيد، براي همه افرادي كه به شكلي در طراحي سيستمهاي كامپيوتري كتابداري فعاليت و تصميم گيري دارند، سياهه اي از "بايد" و "نبايدها" را به شرح زير ارائه مي‌دهد:

1) در طراحي سيستم مشاركت نموده و در اين مشاركت ثابت قدم بمانيد.

2) توجه كنيد كه در اين برنامه ريزي همكاري دو جانبه و متقابلي وجود دارد.

3) با همكاران خود در ديگر كتابخانه هاي مشابه گفتگو كنيد.

4) تمام سطوح كتابخانه را در عمليات منظور نمائيد.

5) چنانچه در سازمان كتابخانه مساعدتهاي فني وجود نداشته باشد، از خارج از كتابخانه كمك بگيريد.

6) به كاركنان سطوح پائين كتابخانه مسئوليت واگذار نمائيد.

7) چنين تصوير نكنيد كه تمام سيستمهاي كامپيوتري به طور يكسان بوجود مي آيد.

8) تصور نكنيد كه ماشيني كردن عمليات تنها راه حل مي باشد.

9) به تنهايي اقدام نكنيد.

10) اجازه ندهيد كه تنها يك يا دو نفر به كامپيوتري كردن سيستم مبادرت ورزند.

11) اطمينان نداشته باشيد كه يك كارگزار بتواند تمام راه حلهاي كامپيوتري كردن عمليات را ارائه دهد.

درباره برنامه ريزي سيستم هاي كامپيوتري در كتابخانه ها مطالعات مفيدي نيز توسط "باس (6)"، "كوربين(7)"، و "توهيل(8)" انجام شده است.

مراحل كلي مربوط به برنامه ريزي يك سيستم كامپيوتري جديد، قطع نظر از ميزان هزينه احتمالي شبيه به هم است، اگر چه زمان و كوشش مصروف به پيچيدگي سيستم نهايي بستگي دارد.

مطالعه امكان پذيري:

قبل از آن كه سيستم كامپيوتري در يك كتابخانه نصب و يا مورد استفاده قرار گيرد، بايد يك مطالعه سيستماتيك براي حصول اطمينان از امكانپذيري سيستم جديد انجام گيرد. وضعيت كلي سيستم بايد به وسيله كاركنان ذيربط كتابخانه تعريف و موانع و محدوديت ها از جمله محدوديت هاي زمانبندي، امور مالي، پرسنلي يا سياسي تعيين گردد. مطالعه امكانپذيري نبايد به وسيله يك نفر به تنهائي صورت پذيرد، بلكه اين مطالعه لازم است توسط يك گروه شامل كتابداران و متخصصان كامپيوتر انجام شود، اگر چه احتمالاً بعضي از اعضاي اين گروه مسئوليت بيشتري را خواهند پذيرفت.

يكي از نخستين مراحل مطالعه امكانپذيري، بررسي نيازهاي اطلاعاتي و هدفهاي واقعي سيستم، جدا از سيستم موجود است. فنوني كه در گردآوري اين نوع اطلاعات مورد استفاده قرار مي گيرد مبتني است بر پرسشنامه، مصاحبه و مشاهده. بسته به وسعت و خصوصيت كتابخانه يا واحد اطلاعاتي موردنظر، تكنيك (يا تكنيكهاي) مناسب انتخاب مي‌شود. براي اين نوع هدفها، "كالينس(9)" فهرستي را به عنوان راهنماي انجام مصاحبه فراهم آورده است.

مرحله دوم در مطالعه امكانپذيري كسب اطلاعات كافي از سيستم موجود است كه خود ممكن است كامپيوتري بوده باشد. اين اطلاعات، مقايسه هاي مختلف ميان دو سيستم قديم و جديد، و تعيين رابطه آن با بقيه كتابخانه، و موسسه اي را كه كتابخانه جزئي از آن بحساب مي آيد، امكانپذير مي سازد. فرمهاي مورد استفاده اطلاعات موجود، اندازه فايلها، روش و فركانس پردازش، نيروي انساني لازم، ميزان همكاري استفاده كنندگان كتابخانه، و هزينه ها تمام مشخصه هائي از سيستم موجود هستند كه تمامي آنها بايد شناسائي و مدون گردند.

معمولاً، در خلال مطالعه امكانپذيري، بهتر است بعضي از اعضاي پروژه برنامه ريزي، از انواع مشابه سيستمهاي كامپيوتري فعال، بازديد كنند. اين بازديدها نه فقط از تجهيزات و چگونگي كار آنها اطلاعات عميق تري بدست بازديدكنندگان مي دهد، بلكه فرصت مناسبي خواهد بود براي بحث و تبادل نظر پيرامون تماميت سيستم و روشن شدن بعضي از ايده ها.

سازندگان سخت افزارها، نرم افزارها، سيتمهاي جامع، و تهيه كنندگان خدمات مناسب بايستي شناسايي شده، و در خلال مطالعه امكانپذيري بايد توليدات و فرآورده هاي آنها را به منظور تعيين تناسب و برآورد هزينه هاي مربوطه به نمايش گذاشت.

با استفاده از تمام اطلاعات گردآوري شده، بايد بتوان شرايط و نيازهاي سيستم را تعريف كرده و راه‌حلهاي احتمالي را مطرح ساخت. امتيازات بالقوه نيز بايد مشخص و در صورت امكان تعيين قيمت گردد. تحليل هزينه / بهره‌وري راه حلهاي مختلف كار ساده اي نيست. به طور كلي، درباره هزينه هاي اتوماسيون كتابخانه ها، مطالب زيادي نوشته نشده است كه بتواند به افرادي كه به مطالعه امكانپذيري دست مي زنند، كمك شاياني نمايد. يكي از فنون تحليل هزينه / بهره وري، روش قيمت جاري خالص (net present‌value) نام دارد كه توسط "ماتيوز" (ارجاع شماره 5) توصيه گرديده و در كتابخانه ملي "ويلز" در مطالعات اوليه يك سيستم كامپيوتري مورد استفاده قرار گرفته است.

در پايان مطالعه امكانپذيري، بايد گزارشي براي ارائه به كميته اداري مربوطه تهيه شود. "واين رايت (10)" عقيده دارد كه چنين گزارشي بايد حاوي مطالب زير باشد:

الف) شرح كلي مختصري از سيستم موجود

ب) ارائه بهترين راه حل كلي و پيشنهاد حداقل يك راه حل ديگر

ج) شرح كارهاي ضروري ديگر پيش از اتخاذ تصميم

د) اعلام هزينه سيستم جاري، و شرح هزينه هاي سيستمهاي پيشنهادي

ه) تعيين كميت امتيازات سيستم جديد تا حد امكان

و) اعلان نيازهاي پرسنلي، فضاي فيزيكي و سياستهاي سازماني

ز) تعيين مقياس و زمانبندي مطالعات بعدي تا پايان تكميل طرح

به هر حال، براي طراحي و تكميل سيستم جديد كامپيوتري كسب مجوز لازم از مديريت كتابخانه ضروري است. چنانچه هزينه و امتيازات تكميل و اجراي يك سيستم جديد قابل توجيه نباشد، آنگاه اين احتمال وجود دارد كه از كارهاي انجام شده در مطالعه امكانپذيري بتوان براي كارآيي بيشتر سيستم موجود استفاده كرد.

به محض اينكه سيستم جديد مورد تاييد قرار گرفت، بايد يكي از كاركنان ارشد كتابخانه را براي هماهنگ كردن مراحل بعدي مامور كرد. ضمناً بايد مطمئن شد كه چنين شخصي وقت كافي براي انجام صحيح كارها را داشته باشد.

مطالعه امكانپذيري رسمي از اهميت زيادي برخوردار است، زيرا اين مطالعه هم براي نگرشهاي مثبت و هم براي نگرشهاي منفي، نوعي روانشناسي براي بحث پيرامون سيستم جديد كامپيوتري به دست مي دهد. انجام اين مطالعه، پيش از آنكه سيستم جديد منابع و اعتبار كتابخانه را تحت تاثير قرار دهد، به حفظ آرامش موجود كمك مي كند.

تحليل، طراحي، و ويژگيها

مرحله تحليل، در ادامه بررسيهاي انجام شده در خلال مطالعه امكانپذيري است. در اين مرحله سعي مي شود كه با ديد عميقتري به مسائل نگريسته شود. بررسي دقيق سيستم، غالباً بر پايه سئوالاتي مانند چه؟ چرا؟ چگونه؟ كجا؟ چه وقت؟ و چه شخصي؟ استوار است.

مرحله طراحي شامل ارزيابي دقيق يافته هاي تحليل و راه حلهاي احتمالي ديگري است كه در خلال مطالعه امكانپذيري توصيه شده است و اكنون مي تواند به طور مفصل مورد بررسي قرار گيرد. راه حلهاي گوناگون، ممكن است موارد زير را شامل شود:

1) پيوستن به يك سرويس تعاوني كتابداري (از قبيل ‌BLCMP, OCLC يا SWALCPA)

2) استفاده از خدمات يك تهيه كننده عمده (مانند LOCKHEED يا Black Well)

3) تهيه يك سيستم جامع (مثل ALS يا GEAC)

4) تهيه يك بسته نرم‌افزاري سازگار با كامپيوتر بزرگ سازمان مادر (از قبيل ADLIB، CAIRS يا STATUS)

5) تهيه يك ميكروكامپيوتر و نرم افزارهاي لازم براي استفاده در كتابخانه يا نرم افزارهايي كه اختصاصاً براي كتابخانه نوشته شده اند. مرحله بعدي در فرايند طراحي، بستگي زيادي به نوع و اندازه كتابخانه، عملياتي كه قرار است ماشيني شود، راه حل اختيار شده، بودجه موجود، و مسائل ديگر دارد.

در بسياري از موارد، بهترين روش برقراري تماس با تهيه كنندگان تجهيزات خدماتي و دعوت از آنان براي شركت در مناقصه يا درخواست پيشنهادات است.

"هايمن (11)" هدف از شركت در مناقصه را "گرفتن بهترين پيشنهاد از تهيه كننده" تعريف مي كند؛ اين بهترين پيشنهاد مبتني بر تركيبي از فاكتورها شامل قيمت، زمانبندي، صلاحيت فني، تجربه پيشين، اعتبار، مالكيت، و وضعيت مالي تهيه كننده است. "واين رايت" (ارجاع شماره 10) اطلاعات مربوط به شركت در مناقصه را به صورت زير تشريح مي كند:

الف) مقدمه اي مبني بر بيان اهداف و حدود مناقصه.

ب) فهرست تسهيلات موجود يا در دست برنامه ريزي كه در صورت لزوم به سيستم تازه متصل خواهد شد.

ج) يك شرح كلي از سيستم يا تجهيزات موردنياز كه به ضمائم و پيوستها (در صورت موجود بودن) ارجاع داده باشد.

د) جدول زماني براي واگذاري قرار داد.

ه) فهرستي از احتياجات ضروري.

و) شرحي بر حداكثر بودجه موجود.

ز) جزئيات اطلاعاتي كه بايستي از تهيه كنندگان دريافت داشت و زمان دريافت اين اطلاعات.

"واين رايت"، همچنين اظهار مي دارد كه بين اولين پيش نويس اطلاعات فوق، و اوراق نهايي كه بعد از تصويب كميته مربوط به تهيه كنندگان ارسال ميگردد، ميتواند فاصله زماني قابل ملاحظه اي وجود داشته باشد. بعد از ارسال قرارداد مناقصه به تهيه كنندگان، بايد مدت زماني را نيز در نظر گرفت تا تهيه كنندگان بتوانند در اين فاصله از محل كتابخانه بازديد كنند و درباره سيستم جديد به بحث و گفتگو بنشينند، و شايد هم راه حلهاي پيشنهادي خود را نمايش و ارائه دهند.

احتمالاً، دعوت از تعدادي از كارمندان كتابخانه، به ويژه افرادي كه بعداً قرار است سيستم جديد را بكار بگيرند، جهت شركت در يك چنين نمايشي بسيار مفيد خواهد بود.

"آشفورد (12)" ارزيابي مرتب و منظم مناقصه هاي پيشنهادي را تشريح مي كند كه شامل رسيدگي به وسعت و دامنه وظايف، مشخصه پاسخها در يك سيستم محاوره اي، و توانائي تعمير دستگاهها در مواقع ضروري است. او پيشنهاد مي كند كه قيمت اقلام عمده (پردازشگر، حافظه، پايانه ها، نرم افزار سيستم، نرم افزار كاربردي)، خدمات (ارتباط راه دور، تعمير و نگهداري سخت افزار و نرم افزار، برق، تهويه و غيره)، ملزومات (نوشت افزار، رسانه هاي ذخيره سازي، برچسبهاي سيستم گردش مواد)، دوره هاي آموزشي، راهنماها و كتابچه ها، حق اشتراك و غيره بايد در تمام مناقصه ها با هم مقايسه شود. همچنين، وي به اين نتيجه رسيده است كه انتخاب نهائي تهيه كننده كار سختي نيست، زيرا در پايان بررسيهاي فني و مالي، احتمالاً بيش از يكي دو پيشنهاد مطلوب باقي نخواهد ماند.

قرارداد ميان يك كتابخانه و تهيه كننده سيستم كامپيوتري، يكي از مهمترين موافقت نامه هايي است كه متاسفانه كتابخانه ها از نظر حقوقي توجه كمتري را بدان معطوف مي كنند.

در حقيقت دو نوع قرارداد وجود دارد: يكي براي تهيه سيستم و ديگري براي نگهداري آن. "ماتيوز" (ارجاع شماره 5) اين جنبه را به طور مبسوط مورد بررسي قرار داده است.

چنانچه به هر دليلي هيچكدام از نرم افزار ها يا سرويسهاي موجود مناسب تشخيص داده نشود، آنگاه لازم است كه نرم افزار مربوط نوشته شود (كه در اين صورت توصيه شماره 10 ماتيوز را نفي مي نمايد: به ارجاع شماره 5 مقاله مراجعه گردد). يكي از نخستين تصميماتي كه در اين مورد بايد اتخاذ شود آن است كه چه شخصي نرم افزار را بنويسد. راه حلهاي احتمالي عبارت از استفاده از كاركنان مركز كامپيوتر سازمان مادر، استخدام متخصصان كامپيوتر در كتابخانه، تربيت كاركنان موجود، يا استفاده از خدمات موسسات ديگر است. اطلاعاتي كه در خلال تحليل سيستم گردآوري مي شود براي طراحي فرمت ركورد، ساختار فايل، آماده سازي و دروندهي، و تهيه برون داد از سيستم كامپيوتري مورد استفاده قرار مي گيرد. مرحله طراحي، از آنجا كه مستلزم بحث هاي مفصل و منظم است، ممكن است چندين ماه به طول انجامد، دستورالعملها، راهنماها، و كتابچه ها در مرحله طراحي كمك موثري مي باشند. دستورالعمل مركز محاسبات ملي انگلستان درباره كتابچه هاي سيستم، چنين بيان مي دارد:13

استانداردهاي مربوط به كتابچه هاي سيستم ابزاري هستند كه بوسيله آن طراح سيستم مي تواند ايده‌هاي خود را با سرعت، و به طور صحيح و روشن برشته تحرير درآورد. اين استانداردها باعث مي شوند تا تعيين واقعيت ها و مشخصه هاي سيستم، چيزي از قلم نيفتد. استانداردها در كنترل پروژه كمك موثري بحساب مي آيند. تكميل شدن هر كتابچه راهنما، قدمي در جهت پيشبرد پروژه است. بدين ترتيب، مراحل مختلف را ميتوان با تكميل شدن كتابچه هاي هر مرحله، تعريف و كنترل كرد.

نتيجه اصلي مرحله طراحي، گزارشي است كه عمليات كامپيوتري و غيركامپيوتري سيستم را به طور مفصل شرح ميدهد: معمولاً به چنين گزارشي شرح مشخصه هاي سيستم اطلاق مي شود. جنبه هايي از طراحي يك سيستم جامع براي كتابخانه عمومي "هارتفورد شاير" به وسيله "آشفورد" و "دادلي(14)" تشريح گرديده است.

اجرا:

به محض آن كه معلوم شد كه از كدام سيستم استفاده خواهد شد، كار تبديل ركوردها از سيستم موجود به فرم و فرمت مناسب با سيستم جديد، بايستي به خاطر وقت گير بودن بلافاصله آغاز گردد. يكي از روشها، و شايد كم هزينه‌ترين آنها، آن است كه ركورد مربوط به يك اثر را فقط موقعي ايجاد مي كنيم كه براي هدف بخصوصي به آن نياز باشد، با اين روش، شايد تبديل فايل به صورت كامل، چندين سال به طول بيانجامد. روش ديگر براي ايجاد ركوردهاي كتابشناختي محلي، استفاده از خدمات فهرستنويسي مختلف از جمله ركوردهاي ماركRecords Marc و اكسترامارك Extra Marc ( كه گاهي به نام EMMA خوانده مي شود) است.

با وجود اين يك روش ديگر، ارسال ركوردهاي موردنظر براي يك شركت انتفاعي است كه در تبديل داده ها تخصص دارد. ركوردهاي موجود بايد روشن و آشكار بوده و دستورالعملهاي تبديل نيز عاري از ابهام باشد.

هرچند كه اين روش يك روش پرهزينه است ليكن سريع و معمولاً دقيق و صحيح است و از هزينه‌هاي غيرمنتظره جلوگيري مي كند. يك راه حل نهائي كنترل، ويراستاري و تبديل نمودن تمام ركوردهاي موجود با استفاده از تسهيلات خود كتابخانه و يا مركز كامپيوتر موسسه مادر ميباشد. گزارشي پيرامون مسائل و تكنيكهاي تبديل ركوردهاي فهرستنويسي توسط "باتلر(15)" ارائه شده است.

چنانچه يك سيستم امانت جديد راه اندازي شود، آنگاه لازم است كه مخزن كتاب و كارتهاي امانت گيرندگان را متناسب با سيستم جديد تهيه كرد. اين امر، براي اينكه مطمئن شويم كه همه چيز بموقع آماده خواهد شد ممكن است تراكم عمده اي در برنامه هاي كتابخانه ايجاد نمايد. كاركنان و استفاده كنندگان كتابخانه نيز براي آشنايي با سيستم جديد، بايستي از آموزش لازم برخوردار شوند. مورد اخير در قسمتهاي بعدي مورد مطالعه قرار خواهد گرفت.

انتخاب هر يك از راه حلهاي بالا ايجاب مي كند كه در صورت امكان سيستم جديد به طور كامل با اطلاعات موجود در كتابخانه آزمايش شود. چنانچه، قرار باشد از يك سيستم جامع استفاده شود، بايد ابتدا سخت افزار مربوطه را نصب و آزمايش نمود تا مطمئن شد كه اين سيستم به نحو رضايتبخش كار مي كند، آنگاه نرم افزار لازم را بر روي سيستم نصب و آن نيز بايد آزمايش شود. اگر بنا باشد در يك كامپيوتر محلي، از يك بسته نرم افزاري استفاده شود، اين نرم افزار نيز بايد نصب و آزمايش گردد. اگر سيستم جديد به نوشتن برنامه هاي به خصوصي احتياج داشته باشد، آنگاه اين برنامه ها را بايد طراحي، برنامه نويسي، مستندسازي و آزمايش كرد، بطوريكه اين برنامه ها به نحو موثر جوابگوي مشخصات سيستم باشند.

وقتي كه قسمت كامپيوتري سيستم نهايي شد، ضروري است كه روشهاي غيركامپيوتري آن نيز نهايي گردد. اين روشها مشتمل است بر: جزئيات مربوط به كارهايي كه در مواقع بروز خطا بايد انجام شود؛ دستورالعملهايي كه در مواقع خرابي سيستم بايد مورد استفاده قرار گيرد؛ روشهاي حسابداري مورد لزوم و غيره. در اين مرحله، مي توان كتابچه مرجعي را براي ارائه جزئيات مربوط به دستورالعملهاي كامپيوتري و دستي تهيه نمود.

بخش ديگر مرحله اجرا، عمر واقعي اجراي سيستم جديد را شامل مي گردد. رهيافتهاي مختلفي وجود دارد كه بهترين آنها در هر وضعيت بستگي به اندازه و پيچيدگي كتابخانه و همچنين به اندازه و پيچيدگي كاربردهاي به خصوص و محدوديتهاي زماني است.

برنامه ريزي براي اين مرحله از اجراء بايستي پيشاپيش صورت پذيرفته و روشهايي كه ممكن است اتخاذ گردد به شرح زير خواهد بود:

الف) تبديل كامل: سيستم جديد در يك روز به خصوص جايگزين سيستم قديم مي گردد. چنين روشي معمولاً وقتي اتخاذ مي شود كه سيستم جديد خيلي پيچيده نباشد.

روش مرحله اي اصولاً براي سيستمهايي كه داراي عمليات قابل توجهي بوده، و يا براي سيستمهايي كه لازم نيست در يك محدوده زماني به خصوص به مرحله اجرا درآيند، يك راه حل مناسب بحساب مي آيد. ب)روش مرحله‌اي: در اين وضعيت، كل سيستم به چند بخش تقسيم شده و هر بخش به طور جداگانه نصب و قبل از راه‌اندازي، مرحله بعد به صورت كامل آزمايش مي‌گردد.

ج) اجراي موازي: براي حصول اطمينان از اينكه سيستم جديد به صورت رضايتبخش كار مي كند، از هر دو سيستم (قديم و جديد) براي مدت زماني معيني به صورت موازي استفاده مي شود، گاهي، اين راه حل براي سيستمهاي بزرگ و پيچيده اتخاذ مي گردد. اين راه حل، گران قيمت است و معمولاً كاركنان را به علت اينكه از دو سيستم موازي استفاده مي كنند، خسته مي كند.

د) برنامه آزمايشي: در اين مورد، سيستم به جاي نصب در كتابخانه اصلي، در يك كتابخانه كوچكتر نصب مي‌گردد. در اينجا، بسياري از مسايل احتمالي، بدون درگير شدن كاركنان و استفاده كنندگان بي‌شمار مشخص مي‌شوند.

آخرين بخش از مرحله اجراء، توسعه و نگهداري سيستم مي باشد. اگر اين سيستم، از يك بسته نرم افزاري، يا خدمات يك تهيه كننده و يا خدمات يك تعاوني استفاده مي كند. بايستي با تهيه كننده خدمات براي نگهداري و تهيه نسخه هاي بعدي سيستم قراردادهايي بسته شود. و چنانچه برنامه ها به طور اختصاصي نوشته شده باشند، به احتمال زياد، پس از مدتي استفاده، نياز به تغييرات خواهند داشت.

اين وضعيت، پيش بيني بودجه مناسبي را براي تغيير برنامه ها ضروري مي شمارد. خدمات كتابخانه‌اي هم احتمال دارد تغيير پيدا كنند. كه اين نيز به نوبه خود تغييرات در برنامه ها و يا ايجاد برنامه هاي جديدي را ايجاب مي‌كند، اين موضوع بر طراحي يك سيستم قابل انعطاف و ارائه يك شرح كافي پيرامون برنامه ها تاكيد مي نمايد. بعد از اينكه سيستم جديد به مدت يك سال مورد استفاده قرار گرفت، به طوري كه "لانكاستر (16)" پيشنهاد مي كند، بايستي سيستم را مورد ارزيابي قرار داد. ارزيابي بايد به وسيله كاركناني به غير از تهيه كنندگان سيستم انجام پذيرد.

"آشوز(17)" مراحل مختلف ايجاد يك سيستم جامع كامپيوتري مستقيم را در "كتابخانه دانشگاه نفت و معدن ظهران" در عربستان سعودي شرح مي دهد. در اين سيستم از بسته نرم افزاري DOBIS/LIBIS آي بي ام، با تغييراتي كه به وسيله كاركنان "مركز پردازش داده هاي دانشگاه" بعمل آمده استفاده شده است. "باگلي" و "اويستون(18)" مراحل توسعه سيستم هاي كامپيوتري كتابخانه "پلي تكنيك هارتفيلد" را شرح مي دهند كه نتيجه آن تعدادي سيستمهاي مستقل كامپيوتري است، از جمله:

1- استفاده از BLAISE/LOCAS براي توليد دو فهرست جداگانه

2- استفاده از سيستم Telepen براي گردش مواد

3- برنامه هاي مختلف درون سازماني براي نشريات ادواري و نمايه هاي موضوعي كه بر روي كامپيوتر DEC 10 اين كتابخانه اجرا مي شود.

مراحل برنامه ريزي يك سيستم جامع مستقيم (اتصال به شبكه تعاوني SWALCAP) و اجرا و ارزيابي نيز شرح داده شده است.

جنبه هاي پرسنلي:

"ويكرز(19)" گزارش مي دهد كه موفقيت يك سيستم كامپيوتري غالباً به وجود شخصي بستگي دارد كه در كاركناني كه اشتياق، علاقه، و پشتكار بوجود مي آورد. وقتي از يك سيستم جامع يا خدمات به خصوصي استفاده مي‌شود، لازم است كه يكي از كاركنان در اجراي روز به روز سيستم مسئوليت داشته و به عنوان رابط بين سيستم و تهيه كننده عمل نمايد.

اگر از يك سيستم تعاوني نيز استفاده شود، باز هم به وجود چنين مسئولي احتياج خواهد بود، در اين حالت، يك مسئول در سيستم تعاوني، پرسنل كتابخانه را در اتخاذ تصميم پيرامون اينكه چه پارامترهايي از سرويس بايد براي كاربردهاي به خصوصي مورد استفاده قرار گيرد، ياري مي كند. اگر كتابخانه تصميم به خريد يك ميكروكامپيوتر بگيرد، چنانچه بسته نرم افزاري مناسبي وجود نداشته باشد، آنگاه اين خود مي‌تواند مشكلاتي را در ارتباط با تهيه، توسعه، اجرا، و نگهداري نرم افزار بوجود آورد. يكي از اعضاي كتابخانه، براي اينكه سيستم به يك صورت مناسب عمل كند، ممكن است كه بيشتر اوقات خود را صرف اين فعاليت كند. بعضي از كتابداران ممكن است در اين مورد بهتر از بقيه عمل كنند و از اين رو انتخاب چنين شخصي يكي از تصميمات مهم رئيس كتابخانه بحساب مي آيد.

همچنين، رئيس كتابخانه بايد از مسائل مربوط به نوشتن برنامه براي ميكروكامپيوترها توسط كاركنان كتابخانه آگاه باشد. "ويليامز (20)" پاره اي از اين مسائل را با جزئيات بيشتري شرح داده است. انتخاب يك كتابدار مناسب به منظور گذراندن دوره هاي آموزشي براي انجام جستجوهاي مستقيم، خود مسائلي را براي رئيس كتابخانه را ايجاد مي‌نمايد. در نخستين سالهايي كه جستجوهاي مستقيم انجام مي گرفت، كاركناني براي شركت در دوره هاي آموزشي داوطلب مي شدند و اين خود، كار انتخاب را براي مدير كتابخانه آسان‌تر مي كرد. "واگنر (21)" گزارش نموده است كه بسياري از روسا، كاركناني را براساس آشنائي آنان با پايگاههاي اطلاعاتي و يا سيستمهاي كامپيوتري انتخاب مي كردند.

بااين‌حال، تعدادي از روسا صفاتي از قبيل فراست، تيزبيني و سرعت انتقال را مدنظر قرار مي‌دادند. "وان كامپ(22)" بعضي از اين خصوصيات شخصي را بدينگونه بيان مي كند: اعتماد به نفس، حافظه خوب، برقراري ارتباطات خوب، بازاريابي خوب، صبوري و پشتكار، كارآئي، علاقه، و آشنائي با موضوعهاي مربوطه. "دولان" و "كريمين (23)" براي كتابداري كه جستجوهاي مستقيم را انجام مي دهد صفاتي را برشمرده و در اين زمينه آزموني را براي سنجش قابليت وي اضافه مي نمايد.

لازم است مطمئن شويم كه تمام كاركنان كتابخانه به اندازه كافي و دقيق درباره اصول مقدماتي و كلي سيستم جديد اطلاع داشته باشند. يكي از راههاي موثر، شركت نمايندگان از تمام سطوح مختلف كتابخانه در كميته برنامه‌ريزي و اجراي سيستم جديد است. با پيدايش سيستم جديد ممكن است ترس و هراسي در كاركنان كه به انجام كارهاي روزمره عادت داشتند ايجاد شود. روساي كتابخانه بايد از بروز چنين مسائلي آگاه بوده و به موقع براي ايجاد دوره هاي آموزشي اقدام نمايند.

از آنجا كه كاركنان كتابخانه در موفقيت و ناكامي سيستم جديد مسئوليت اساسي دارند، برنامه هاي آموزشي اينگونه كاركنان مستلزم برنامه ريزي دقيق و جامع است. نيز، بايد در نظر گرفت كه كاركنان مختلف به آموزشهاي گوناگون احتياج دارند. جنبه هائي از يك برنامه آموزش عمومي از اين قرار خواهد بود: تهيه خبرنامه (براي آگاهي از آخرين پيشرفتهاي حاصله)، برگزاري سمينار (براي تشريح سيستم جديد) و جلسات گفت و شنود (براي راهنمائي و اظهارنظر پيرامون طراحي و اجراي سيستم جديد)، تشكيل دوره آموزشي (براي آگاهي از سيستمهاي كامپيوتري و كاربرد آن در كتابخانه ها)، مطالعات مستقل، استفاده از سخنرانان مدعو با تجارب عملي مناسب، و بازديد از كتابخانه‌هاي اطراف با سيستمهاي مشابه.

كاركناني كه از نزديك با سيستم جديد كار مي كنند به آموزشهاي تخصصي تري احتياج خواهند داشت. گاهي، چنانچه از يك برنامه نرم افزاري جامع يا از خدمات يك تهيه كننده، و يا از يك سيستم تعاوني استفاده شود، اين آموزش توسط تهيه كننده سيستم، تهيه كننده نرم افزار يا سرويس تعاوني ارائه مي گردد. بعضي از وسايل كمك آموزشي كه در آموزش جستجوهاي مستقيم كاربرد دارد، به وسيله "تد(24)" مورد بحث قرار گرفته است. معمولاً انتخاب يكي از كاركنان كتابخانه به عنوان مسئول امور آموزشي براي آموزش، بازآموزي، برنامه ريزي داخلي كتابخانه، و آگاه‌سازي كتابداران از آخرين پيشرفتهاي سيستم مورد استفاده، ايده خوبي بوده و بسيار مفيد است.

در توسعه سيستم كنترل نشريات ادواري OSCAR در "كتابخانه علوم رادكليف" در آكسفورد، در طراحي سيستم، نگرش كاركنان كتابخانه در نظر گرفته شده است(25). تاثيرات كلي تكنولوژي جديد بر روي فعاليتهاي كتابخانه و كاركنان آن به وسيله يك گروه كار از انجمن كتابداران انگلستان(26)، و تاثيرات اين تكنولوژي بر روي حرفه اطلاع رساني به وسيله "سيمكينز(27)" مورد مطالعه قرار گرفته است. "بكر(28)" چگونگي استفاده از تكنولوژيهاي جديد در كتابخانه ها را مورد مطالعه قرار داده و پيش بيني مي نمايد كه مديريت كتابخانه هاي تخصصي فردا، ايجاد مي نمايد كه يك مدير تا حدودي برنامه ريز، تكنولوژيست اطلاعاتي، و روانشناس كاربردي باشد.

احتمالاً يكي از كاركنان كتابخانه مسئول كنترل تحليل، طراحي، و اجراي سيستم جديد خواهد بود. اولين قدم در توسعه سيستم جديد، شناختن كارهائي است كه در مراحل مختلف صورت مي پذيرد. ضروري است كه هم از مقدار كار لازمي كه قرار است انجام پذيرد، و هم از نيروي كار موجود ارزيابي كلي بعمل آيد. بعد از تقسيم كار و زمان انجام آن بهتر است كه آن را بر روي نمودار نمايش دهيم. در اين زمينه، دو روش معمول و متداول است:

1- نمودارهاي ستوني: جدولي ترسيم مي شود كه در آن فعاليتهاي مختلف در سمت راست جدول، و زمان بندي توسعه و اجراي سيستم جديد در قسمت بالاي آن مشخص مي گردد. زماني كه براي هر يك از فعاليتها تخمين زده مي شود، به صورت يك خط افقي نمايش داده مي شود.

2- نمودارهاي شبكه اي: شبكه اي از تمام فعاليتهاي كتابخانه ترسيم مي گردد كه در آن، ترتيب انجام فعاليتها نشان داده مي‌شود. اين نمودار، شامل زماني است كه براي انجام كامل هر يك از فعاليتها تخمين‌زده مي‌شود. اين زمان بندي را مي توان براي نشان دادن مسيري در داخل شبكه كه براي تكميل و اجراي سيستم حياتي است، مورد تحليل قرار داد.

چنين جداولي، براي شناخت مراحل پيشرفت كار راهنماي خوبي بحساب مي آيند. اين جداول بايد انعطاف پذير بوده، و همزمان با پيشرفت كار و بسته به شرايط موجود بايد بتوان در اين جداول تغييرات لازم را به آساني اعمال نمود.

سيستم و استفاده كنندگان:

برنامه ريزي و اجراي يك سيستم خوب به طور اتوماتيك حاصل نمي شود. وقتي كه كتابخانه هاي مشابه، سيستمهاي مشابهي نصب مي كنند، مي تواند نتايج كاملاً متفاوتي بدست دهد كه به واكنش استفاده كنندگان و كاركنان سيستم بستگي دارد.

اگر سيستم جديد با استفاده كنندگان به طور مستقيم سر و كار داشته باشد، مانند دستيابي مستقيم به فهرست و موجودي كتابخانه، يا انجام جستجوي مستقيم، يا نحوه سيستم امانت كتاب، آنگاه ارائه پاره اي از آموزشها براي استفاده كنندگان ضروري است. اينگونه آموزشها مي تواند با استفاده از فرم چاپي، سمعي و بصري و يا برنامه هاي آموزشي كامپيوتري صورت پذيرد.

سيستمهاي جديد كامپيوتري در كتابخانه غالباً بر پايه خدمات استفاده كنندگان طراحي مي گردد و از اين جهت مهم است كه استفاده كنندگان كتابخانه از اين موضوع با اطلاع باشند. فنوني كه براي ارتقاء خدمات استفاده كنندگان مورد استفاده قرار مي گيرد عبارت است از تهيه كتابچه هاي اطلاعاتي، چاپ آگهي و مقاله در روزنامه ها، و نمايش برنامه ها و خدمات در نمايشگاهها.

نيز، استفاده كنندگان بايد از هدفها و هزينه هاي اجراي سيستم جديد با اطلاع باشند. هدف در طراحي هر سيستم جديد تامين نيازهاي استفاده كننده است. به طور يقين، طراحان خدمات جستجوي كتابشناختي مستقيم انتظار دارند كه چنين سيستمهائي به وسيله استفاده كنندگان نهايي مورد پرسش قرار گيرد. با اين حال، به دلايل چندي، به نظر مي رسد كه در بسياري از موارد، به خاطر آن كه سيستم جستجو به طور كلي بر خواستهاي استفاده كنندگان منطبق نيست، وجود يك كتابدار براي خدمات جستجو ضروري است. البته، اين وضعيت، با استفاده از تكنولوژيهاي جديدتر و طراحي برنامه ها آسان تر در حال تغيير است. براي مثال، "پوليت" (ارجاع شماره 4) شرح مي‌دهد كه سيستمهاي خبره (Expert system) در برقراري ارتباط بين استفاده كننده و كل سيستم مي تواند به جاي كتابدار انجام وظيفه نمايد.

از سال 1980 در "دانشگاه ايلينوي" يك كارگاه آموزشي پيرامون كاربردهاي كتابخانه اي پردازش داده‌ها برگزار شد كه موضوع اصلي آن دستيابي عموم به اتوماسيون كتابخانه ها بود. در اين كارگاه، چندين مقاله درباره دستيابي مستقيم به فهرست كتابخانه كه به طور روزافزون نيز به وسيله كتابخانه هاي مختلف، عرضه مي شود، ارائه گرديد. "شاو(29)" سوالاتي را مطرح مي كند كه لازم است در طراحي سيستمهايي از اين نوع پاسخ داده شود:

1- ميزان سرعت پاسخ دهي سيستم بايستي چگونه باشد؟

2- مقدار اطلاعات، جزئيات و سطوح ارائه آن بايد تا چه ميزان باشد؟

3- ميزان محاوره اي بدون سيستم بايستي تا چه اندازه باشد؟

4- سيستم تا چه حد بايد سعي در تامين نيازهاي اطلاعاتي استفاده كننده نمايد؟

"شاو"، اظهار مي دارد كه مساله مشخص كردن اصول طراحي سيستم براي دستيابي عموم، يكي از مسائل عمده است، و احتمالاً بهترين روش، روشي است كه بر پايه هاي تجربي استوار خواهد بود، از نظر شاو، بعضي از جنبه هاي مطلوب سيستم فهرست كه براي عموم قابل دسترس باشد، از اين قرار است:

1)استفاده كننده بايد به نقاط تماس هر چه بيشتر در ركورد فهرست دسترسي داشته باشد.

2)استفاده كننده در صورت طرح سوال بايد بتواند در هر مرحله از جستجو از سيستم كمك بگيرد، و پاسخ اين كمك بايد مربوط و مناسب باشد.

3)بايد مطمئن شد كه سيستم براساس سطح مهارتهاي استفاده كننده واكنش نشان مي دهد.

بعد از تهيه مجموعه كاملي از اين اصول، هدف در واقع تخصيص پاره اي از ارزشهاي نسبي به اين اصول، طراحي و اجراي سيستم، و سپس اصلاح سيستم در پاسخ به واكنشهاي استفاده كننده خواهد بود. "شاو"، عقيده دارد كه اين روشها اميدواركننده ترين روش توسعه سيستم دستيابي عموم به فهرست بحساب مي آيد.

"بكمان(30)" نيز جنبه هاي طراحي سيستمهاي مستقيم دستيابي عموم به فهرست را مورد بحث قرار داده و نشان مي دهد كه احتياجات استفاده كنندگان از يك چنين سيستمي معمولاً با نيازهائي كه كاركنان كتابخانه احساس مي‌نمايند، مغايرت دارد.

تاسيس يك سيستم كامپيوتري در كتابخانه، معمولاً كاري نيست كه آن را تمام شده تلقي نمائيم، زيرا تكنولوژي، خدمات كتابخانه، و احتياجات استفاده كننده به طور دائم در حال تغيير است، و لذا پس از برنامه ريزي، طراحي، و اجراي يك سيستم كامپيوتري، احتمال دارد كه در سالهاي آتي دگرگوني كاملي در تمام جنبه هاي سيستم داشته باشيم، و اين فرايند باز هم تكرار خواهد شد. از اين رو، براي مدير كتابخانه‌ ها، بازنگري و ارزيابي سيستم جديد كتابخانه اهميت فراوان دارد، طوري كه بتوان در صورت لزوم اصلاحات لازم را اعمال نموده و خود را همگام با پيشرفتهاي حاصله در باب اتوماسيون كتابخانه ها روزآمد نگهداشت.

پي نوشتها

1.F. F. Leimkuhler, The practice of operations research in libraries. Collection Management, 3, nos. 2/3, Summer/Fall 1979, PP. 127-38.

2.P. Brophy and others, Reader in Operations Research in Libraries. Englewood, California, India Head Inc., 1976.

3.A. T. Wood-harper and G. Fitzgerald, A taxonomy of current approaches to system analysis. Computer Journal, 25, no. 1, February 1982, PP. 12-16.

4.S. Pollitt, Planning for new information systems, in A. Gilchrist (ed.), Minis, Micros and Terminals for Libraries and Information Services, PP. 12-25. London, Heyden, 1981.

5.J. R. Matthews, Choosing an Automated Library System: a planning Guide. Chicago, American Library Association, 1980.

6.R. W. Boss, The Library Managers, Guide to Automation. White Plains, New York, Knowledge Industy Publications, 1979.

7.J. Corbin, Developing Computer-based Library Systems. Phoenix, Arizona, Oryx press, 1981.

8.B. G. Toohill, Guide to Library Auto man. McLean, Virginia, Mitre Corporation, 1980.

9.T. Collins, Library system analysis: part 2-planning techniques. An Leabharlann, 10, no. 2, Summer 1981, pp. 46-50.

10.J. Wainwright, Negotiating for a contract-drawing up the technical specification. Program, 13, no. 4, October 1979, pp. 158-64.

11.M. Hyman, Tendering-the supplier’s viewpoint. Program, 13, no. 4, October 1979, pp. 169-76.

12.J. H. Ashford, Negotiating for a computer: technical evaluation of tenders. Program, 13, no. 4, October 1979, ppl. 177-85.

13.NCC Systems Documentation Manual. Manchester, National computing Centre publications, 1970, p. 23.

14.J. H. Ashford and M. P. Dudley, Design aspects of an online integrated public library system. Program, 13, no. 3, July 1979, pp. 111-26.

15.B. Butler and others, The conversion of manual catalogs to collection data bases. Library Technology Reports, 14, no. 2. March-Aprill, 1978, pp. 109-206.

16.F. W. Lancaster, Evaluation of automated systems in libraries, in F. W. Lancaster (ed.), The Measurement and Evaluation of Library Systems. Washington D. C., Information Resources press, 1977. p. 109.

17.M. S. Ashoor, Planning for library automation at the University of Petroleum and Minerals. Journal of Information Science, 5, no. 5, February 1983, pp. 193-8.

18.D. E. Bagley and E. Oyston, Automation in a polytechnic Library: Fifteen Years’ Development at Hartfield. London, Library Association, 1982, P. 42.

19.P. H. Vichers, Automation Guidelines for public Libraries. London, HMSO, 1975, P. 12.

20.P. W. Williams, Information technology-Problems and opportunities, in A. Gilchrest (ed.), Minis, Micros and Terminals for Libraries and Information Services, pp. 1-7. London, Hayden, 1981.

21.J. Wanger, Impact of Online Retrieval Services: a Survey of Users, 1974-5. Santa Monica, System Development Corporation, 1976, p. 9.

22.A. Van camp, Effective search analysis. Online, 3, no. 2, April 1979, pp. 18-20.

23.D. R. Dolan and M. C. Kremin, The quality of search analysis. Online, 3. no. 2, April 1979, pp. 8-16.

24.L. A. Tedd, Teaching aids developed and used for education and training for online searching. Online Review, 5, no. 3, June 1981, pp. 205-16.

25.P. Jagodzinski, Staff attitudes to computer: why they matter and what you can do about them. Vine, no. 41, December 19871, pp. 36-9.

26.The Impact of New Technology on Libraries and Information Centers. London, Library Association, 1983.

27.M. A. Simkins, The impact of new technology on the information profession. Aslib Process dings, 35, no. 2, February 1983, pp. 92-8.

28.J. Becker, How to integrate and manage new technology in the library. Special Libraries, 74, no. 1, January 1983, pp. 1-6.

29.W. Shaw, Design principles for public access, in J. L. Divilbiss (ed.), Public Access to Automation: Clinic on the Library Applications of Data processing 1980, pp. 2-7. Urbana – Champaign, University of Illinois, 1981.

30.M. Beckman, Online catalogs and library users. Library Journal, 107, no. 19, November 1982, pp. 2043-7.